ZEUS® Workforce Management ist die verlässliche Basis für Einrichtungen, in denen Personalverfügbarkeit, Qualifikationen und Versorgungsauftrag täglich aufeinander abgestimmt werden müssen.
Im österreichischen Gesundheits- und Sozialwesen entscheidet die Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeiter unmittelbar über die Qualität von Betreuung, Pflege und Versorgung. Ob in einer Pflegeeinrichtung, einer Arztpraxis, einem Krankenhaus oder im mobilen Betreuungsdienst: Der laufende Betrieb muss auch dann verlässlich funktionieren, wenn sich Dienstpläne kurzfristig ändern, Mitarbeiter ausfallen oder zusätzlicher Personalbedarf entsteht.
Der anhaltende Fachkräftemangel erhöht den Druck auf viele Einrichtungen zusätzlich. Offene Stellen bleiben länger unbesetzt, während gleichzeitig eine durchgängige Versorgung sichergestellt werden muss. Verantwortliche stehen dadurch täglich vor der Aufgabe, verfügbare Mitarbeiter, erforderliche Qualifikationen und den tatsächlichen Personalbedarf miteinander in Einklang zu bringen.
Neben dem Versorgungsauftrag wächst auch der organisatorische Aufwand. Dienstpläne verändern sich, Fortbildungen müssen berücksichtigt werden und Qualifikationsnachweise sollen aktuell verfügbar sein. Gleichzeitig benötigen unterschiedliche Bereiche einer Einrichtung Zugriff auf dieselben Informationen, sodass Personalentscheidungen auf einer einheitlichen Datenbasis getroffen werden können.
Die ALL-IN-ONE Lösung ZEUS® unterstützt Einrichtungen dabei, den Überblick über Personalverfügbarkeit, Dienstpläne und Qualifikationen zu behalten. Informationen, die für Pflege, Betreuung und Verwaltung relevant sind, stehen zentral zur Verfügung und können gemeinsam genutzt werden. Dadurch lassen sich personelle Veränderungen, Ausfälle und organisatorische Anpassungen besser koordinieren. So entsteht eine verlässliche Grundlage für Einrichtungen, in denen Versorgung, Betreuung und Personalorganisation täglich zusammengeführt werden müssen.
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Pflege- und Betreuungseinrichtungen stehen täglich vor der Aufgabe, eine verlässliche Versorgung sicherzustellen, obwohl qualifiziertes Personal vielerorts knapp ist. Bereits einzelne Krankmeldungen, Urlaubszeiten oder ungeplante Ausfälle können Auswirkungen auf ganze Wohnbereiche, Stationen oder Betreuungsteams haben. Gleichzeitig müssen bestimmte Qualifikationen in den jeweiligen Diensten vorhanden sein, damit pflegerische, medizinische oder betreuerische Aufgaben fachgerecht wahrgenommen werden können. Für Pflegedienstleitungen und Personalverantwortliche bedeutet dies, Personalverfügbarkeit, Qualifikationen, Arbeitszeitregelungen und den tatsächlichen Versorgungsbedarf fortlaufend aufeinander abzustimmen.
Die ZEUS® Personaleinsatzplanung unterstützt dabei, diese Informationen auf einer gemeinsamen Planungsgrundlage zusammenzuführen. Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Abwesenheiten, Soll-Besetzungen und Dienstzeiten stehen unmittelbar für die Dienstplanung zur Verfügung. Dadurch lassen sich Dienste nicht nur besetzen, sondern fachlich passend organisieren. Die integrierte Schichttauschbörse bindet Mitarbeiter aktiv in die Dienstorganisation ein und schafft zusätzliche Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen. Verantwortliche behalten dabei jederzeit den Überblick über die tatsächliche Besetzung und können schneller auf personelle Veränderungen reagieren.
Ein großer Teil der Arbeit im Gesundheits- und Sozialwesen findet nicht am Schreibtisch statt. Pflegekräfte, Betreuungspersonal und Mitarbeiter mobiler Dienste bewegen sich zwischen Zimmern, Stationen, Wohnbereichen oder Einsatzorten. Gleichzeitig entstehen laufend Informationen zu Diensten, Arbeitszeiten, Ausfällen oder organisatorischen Änderungen. Werden solche Informationen telefonisch, über Papierlisten oder verschiedene Kommunikationswege weitergegeben, steigt das Risiko von Missverständnissen und Medienverlusten.
ZEUS® mobile ermöglicht es, relevante Informationen in Echtzeit dort zur Verfügung zu stellen, wo sie benötigt werden. Mitarbeiter können Arbeitszeiten erfassen, Dienstinformationen abrufen, Anträge stellen oder wichtige Informationen einsehen. Verwaltung, Führungskräfte und mobile Einsatzkräfte greifen auf dieselbe Datenbasis zu und arbeiten mit identischen Informationen zur selben Zeit.
Die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung unterscheiden sich im Gesundheits- und Sozialwesen deutlich von klassischen Büroarbeitsplätzen. Dienste beginnen zu unterschiedlichen Zeiten, Mitarbeiter wechseln Schichten, übernehmen Rufbereitschaften oder springen kurzfristig für Kollegen ein. Gleichzeitig erwarten Mitarbeiter nachvollziehbare Zeitkonten und eine korrekte Berücksichtigung ihrer geleisteten Arbeitszeit.
Die ZEUS® Zeiterfassung schafft dafür eine zentrale Grundlage. Arbeitszeiten, Schichtmodelle, Rufbereitschaften und Zuschlagsregelungen werden nachvollziehbar erfasst und verarbeitet. Mitarbeiter können ihre Buchungen und Zeitkonten jederzeit einsehen, während Personalabteilungen und Lohnverrechnung auf aktuelle und konsistente Daten zugreifen. Dadurch entsteht Transparenz für alle Beteiligten und der Aufwand für manuelle Korrekturen wird reduziert.
Pflege- und Betreuungseinrichtungen müssen nicht nur Arbeitszeiten dokumentieren, sondern auch nachvollziehen können, in welchen Wohnbereichen, Fachabteilungen oder Leistungsbereichen Zeit und Personal eingesetzt wurden. Diese Informationen sind für interne Auswertungen, Kostenrechnungen, Budgetplanungen und die Verteilung von Ressourcen von großer Bedeutung. Werden Leistungen erst nachträglich aus Notizen, Papierlisten oder Gedächtnisprotokollen zusammengetragen, steigt der Aufwand und die Fehleranfälligkeit für Verwaltung und Führungskräfte erheblich.
Mit der ZEUS® Kosten- und Leistungserfassung werden Zeiten dort erfasst, wo sie tatsächlich entstehen. Tätigkeiten können direkt Kostenstellen, Wohnbereichen, Stationen oder Organisationseinheiten zugeordnet werden. Dadurch entsteht eine belastbare Datengrundlage für Auswertungen, Nachweise und interne Verrechnungen. Gleichzeitig reduziert sich der Aufwand für nachträgliche Erfassungen, weil Informationen unmittelbar digital zur Verfügung stehen und nicht erst aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden müssen.
Im Gesundheits- und Sozialwesen begleiten Qualifikationen, Fortbildungen, Nachweise und gesetzlich erforderliche Dokumentationen Mitarbeiter oft über viele Jahre hinweg. Hinzu kommen Personalgespräche, Vertragsänderungen, Schulungsnachweise, Abwesenheiten und zahlreiche wiederkehrende Verwaltungsaufgaben. Gerade bei steigenden Mitarbeiterzahlen oder mehreren Einrichtungen wird es zunehmend anspruchsvoll, den Überblick über alle relevanten Informationen zu behalten.
Das ZEUS® HR-Management bündelt diese Informationen in einer digitalen Personalakte. Qualifikationen, Fortbildungsstände und mitarbeiterbezogene Dokumente stehen zentral zur Verfügung und können strukturiert verwaltet werden. Automatisierte Prozesse und das Aufgabenmanagement unterstützen Personalabteilungen bei wiederkehrenden Tätigkeiten und helfen dabei, Fristen und Nachweise im Blick zu behalten. Über den Employee-Self-Service erhalten Mitarbeiter zusätzlich die Möglichkeit, Dokumente abzurufen, Anträge zu stellen oder persönliche Informationen selbstständig zu verwalten. Dadurch werden Personalabteilungen entlastet und Mitarbeiter stärker in die eigenen Prozesse eingebunden.
Der Schutz von Bewohnern, Patienten, Klienten und Mitarbeitern geht weit über den Zugang zu Gebäuden hinaus. Medikamentenlager, Labore, technische Anlagen, Verwaltungsbereiche oder geschützte Wohnbereiche dürfen häufig nur von autorisierten Personen betreten werden. Gleichzeitig müssen Einrichtungen nachvollziehen können, wer Zugang zu welchen Bereichen besitzt.
Differenzierte Sicherheitskonzepte lassen sich mit der ZEUS® Zutrittskontrolle zuverlässig umsetzen. Zutrittsrechte können nach Funktionen, Organisationseinheiten, Arbeitszeiten oder individuellen Verantwortlichkeiten vergeben werden. Änderungen in Personalstrukturen lassen sich unmittelbar in die Berechtigungen übernehmen. Dadurch entsteht eine gemeinsame Grundlage für Sicherheit und Organisation, die sowohl sensible Bereiche schützt als auch den täglichen Arbeitsablauf unterstützt. Besonders in Einrichtungen mit unterschiedlichen Berufsgruppen und Schutzbereichen sorgt dies für klare und nachvollziehbare Zugangsregelungen.
Jede Einrichtung setzt unterschiedliche Schwerpunkte. Während in einer Organisation die Dienstplanung im Mittelpunkt steht, liegt der Fokus andernorts auf Zeiterfassung, Personalverwaltung oder Zutrittskontrolle. ZEUS® ermöglicht den Einstieg mit den Funktionen, die aktuell benötigt werden, und schafft gleichzeitig die Grundlage für spätere Erweiterungen.
Dadurch kann die Lösung entlang organisatorischer Anforderungen ausgebaut werden, ohne bestehende Prozesse neu aufsetzen zu müssen.
Verlässliche Systeme sind im Gesundheits- und Sozialwesen eine wichtige Voraussetzung für den täglichen Betrieb. Informationen zu Mitarbeitern, Qualifikationen, Diensten und Arbeitszeiten müssen verfügbar sein, während gleichzeitig hohe Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit gelten. Mit ZEUS® in der ISGUS Cloud verbindet ISGUS diese Anforderungen mit einem professionellen Betriebsmodell. Die Anwendung wird im eigenen Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Das dort eingesetzte Informationssicherheitsmanagementsystem ist nach ISO/IEC 27001zertifiziert und unterstützt eine datenschutzkonforme sowie sichere Anwendungsbereitstellung.
Gleichzeitig übernimmt ISGUS Wartung, Datensicherung, Softwareupdates und den technischen Betrieb von ZEUS®. Dadurch entfallen Investitionen in eigene Serverhardware sowie zahlreiche Aufgaben rund um Systempflege und Infrastruktur. Einrichtungen profitieren von einer aktuellen Softwareversion, planbaren Betriebskosten und einer IT-Lösung, die ohne zusätzlichen internen Verwaltungsaufwand bereitgestellt werden kann.
Die Besetzung von Diensten beeinflusst unmittelbar die Qualität der Betreuung und Versorgung. Fehlende Qualifikationen, ungeplante Ausfälle oder unbesetzte Dienste wirken sich oft direkt auf Bewohner, Patienten oder Klienten aus. Gleichzeitig müssen Arbeitszeitregelungen, Ruhezeiten und individuelle Verfügbarkeiten berücksichtigt werden. Eine strukturierte Personaleinsatzplanung, wie ZEUS® hilft dabei, diese Anforderungen aufeinander abzustimmen.
Ja. Rufbereitschaften können in die Zeiterfassung und durch ZEUS® mobile optimal integriert und entsprechend dokumentiert werden. Dadurch stehen relevante Informationen für Auswertungen, Zeitkonten und die Weiterverarbeitung in der Lohnverrechnung zur Verfügung. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, wann Rufbereitschaften geleistet wurden. Das schafft Transparenz für Mitarbeiter und Verwaltung.
Mit der ZEUS® Kosten- und Leistungserfassung können Arbeits- und Leistungszeiten unmittelbar den jeweiligen Bereichen, Kostenstellen oder Tätigkeiten zugeordnet werden. Einrichtungen erhalten dadurch eine belastbare Grundlage für Abrechnungen, interne Leistungsverrechnungen und Auswertungen. Die Dokumentation erfolgt direkt im laufenden Arbeitsalltag und muss nicht nachträglich aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit und reduziert den administrativen Aufwand.
ZEUS® verbindet Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, HR-Management, Betriebsdatenerfassung, Zutrittskontrolle und mobile Prozesse in einer ALL-IN-ONE Lösung. Einrichtungen profitieren von einer zentralen Plattform, auf der Informationen bereichsübergreifend zur Verfügung stehen und nicht in mehreren voneinander getrennten Systemen verwaltet werden müssen. Darüber hinaus erhalten sie mit ISGUS einen ganzheitlichen Partner für Software, Hardware und Services aus einer Hand. Persönliche Ansprechpartner, Schulungen, Support sowie die eigene Entwicklung und Fertigung der ISGUS Terminals ergänzen die Lösung und schaffen eine verlässliche Grundlage für die langfristige Digitalisierung von Pflege, Betreuung und Verwaltung.
Mit ZEUS® in der ISGUS Cloud übernimmt ISGUS den technischen Betrieb der Anwendung, einschließlich Wartung, Datensicherung und Software-Updates. Dadurch reduzieren sich Investitionen in eigene Infrastruktur und der Aufwand für die laufende Systembetreuung. Gleichzeitig profitieren Einrichtungen von planbaren Kosten, einer aktuellen Softwareversion sowie einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) für hohe Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit.
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