Teil der Lösung Gesundheits- und Sozialwesen
Ein Pflegeheim funktioniert nur, wenn genügend qualifiziertes Personal im Dienst ist. Diese einfache Regel wird für viele Einrichtungen in Österreich zur täglichen Zerreißprobe. Auf der einen Seite steigt die Zahl der Pflegebedürftigen, auf der anderen Seite wird es schwieriger, Schichten lückenlos zu besetzen. Hinzu kommen strenge gesetzliche Vorgaben zu Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Dienstplangestaltung, die im laufenden Betrieb eingehalten werden müssen. Wer diesen Spagat zwischen Pflegeauftrag und Personalknappheit täglich neu bewältigt, braucht mehr als gute Absichten und Improvisationstalent. Moderne Personalorganisation entscheidet zunehmend darüber, ob eine Einrichtung ihren Versorgungsauftrag verlässlich erfüllen kann.
Schichtdienst, Nachtarbeit und kurzfristige Personalwechsel prägen den Alltag in Pflege- und Betreuungseinrichtungen. Jeder dieser drei Bereiche bringt eigene Anforderungen mit, hängt aber eng mit den anderen zusammen. Eine Zeiterfassung, die Nachtdienste korrekt abbildet, nützt wenig, wenn Mitarbeitende unterwegs keinen Zugriff auf ihre Daten haben. Und eine Einsatzplanung, die Qualifikationen richtig zuordnet, entfaltet ihren Nutzen erst, wenn Änderungen auch mobil und in Echtzeit ankommen. Wer diese drei Bereiche getrennt betrachtet, übersieht genau die Schnittstellen, an denen im Alltag die meiste Zeit verloren geht.
Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und alles auch noch mobil in einer App, das lässt sich in der Praxis nicht getrennt denken. Sinnvoll ist eine ganzheitliche Betrachtung im Rahmen eines durchgängigen Workforce Managements, wie ZEUS® von ISGUS es abbildet. Die Zeiterfassung bildet dabei die Basis, die Personaleinsatzplanung baut darauf auf, und die mobile App macht beides überall erreich- und nutzbar.
Alle Arbeitszeiten, Nachtdienste und Rufbereitschaften werden lückenlos erfasst und automatisch mit den Vorgaben des österreichischen Arbeitszeitgesetzes (AZG) abgeglichen. Ruhezeiten sowie die jeweils geltenden kollektivvertraglichen oder dienstrechtlichen Regelungen, etwa der Kollektivvertrag der Sozialwirtschaft Österreich bei privaten Trägern oder die Dienstordnung der jeweiligen Gebietskörperschaft im öffentlichen Bereich, prüft das System laufend im Hintergrund. Das schafft die verlässliche Datenbasis, auf der jede weitere Planung aufbaut, und reduziert das Risiko von Beanstandungen durch das Arbeitsinspektorat.
Da die Personaleinsatzplanung auf den erfassten Zeiten und Qualifikationen basiert, zeigt sie sofort, wer verfügbar und wofür qualifiziert ist. Fällt eine Fachkraft aus, lässt sich der Dienst regelkonform und ohne zusätzlichen
Abstimmungsaufwand neu besetzen. Über die integrierte Schichttauschbörse können Mitarbeitende offene Dienste zudem selbst untereinander abstimmen, ohne dass die Leitung jede Änderung einzeln koordinieren muss.
Mit ZEUS® mobile macht das Workforce Management mobil verfügbar, Zeiten, Dienstpläne und Urlaubsanträge stehen unabhängig vom Standort zur Verfügung, ob im Dienstzimmer, am Bett oder in der mobilen Betreuung. Änderungen erreichen das Team in Echtzeit, ohne Telefonkette oder Aushang.
Weil alle drei Ebenen auf derselben Datenbasis arbeiten, entstehen keine manuellen Übertragungsfehler zwischen Erfassung, Planung und mobiler Nutzung. Da ZEUS® modular aufgebaut ist, lässt sich das System bei Bedarf um die Kosten- und Leistungserfassung erweitern. Erbrachte Leistungen werden dann automatisch den passenden Kostenstellen zugeordnet, was die Abrechnung mit Kostenträgern wie Land, Sozialversicherung oder Pflegefonds erheblich vereinfacht. Ergänzend lässt sich auch das HR-Management einbinden, etwa für die digitale Personalakte. Für Bereiche mit besonderem Schutzbedarf, etwa Medikamentenlager oder beschützende Stationen, steht zusätzlich eine Zutrittskontrolle zur Verfügung. So bleibt die Organisation flexibel, ohne für jede neue Anforderung ein zusätzliches System einführen zu müssen.
Pflege- und Betreuungseinrichtungen können sich nicht aussuchen, ob genug Personal verfügbar ist, aber sie können bestimmen, wie gut sie damit planen. Ein durchgängiges Workforce Management aus Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, mobile App und weiteren Modulen wie HR-Management oder Zutrittskontrolle macht aus vielen Einzelaufgaben einen zusammenhängenden Prozess. Genau darin liegt der Unterschied zwischen Improvisation im Alltag und einer Organisation, die auch unter Druck verlässlich funktioniert.
ZEUS® ist eine modulare Softwarelösung von ISGUS, die zentrale Personalprozesse wie HR-Management, Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Betriebsdatenerfassung sowie Zutrittskontrolle in einem System vereint. Einrichtungen wählen dabei nur die Module, die sie tatsächlich benötigen, und erweitern das System bei Bedarf schrittweise. ZEUS® ist branchenneutral aufgebaut, wird aber gezielt an die Anforderungen von Gesundheits- und Sozialeinrichtungen angepasst.
Ja, ZEUS® bietet Schnittstellen zu gängigen Lohn- und Abrechnungssystemen, über die Stamm- und Bewegungsdaten automatisch übertragen werden können. Das reduziert doppelte Dateneingaben und minimiert Übertragungsfehler zwischen Zeiterfassung und Lohnabrechnung. Welche konkrete Schnittstelle benötigt wird, hängt vom jeweils eingesetzten Abrechnungssystem der Einrichtung ab. ISGUS berät dazu individuell im Rahmen der Systemeinführung.
Die ZEUS® Zutrittskontrolle regelt digital, wer wann Zugang zu bestimmten Bereichen einer Einrichtung hat, etwa zu Medikamentenlagern oder besonders geschützten Stationen. Zutrittsrechte lassen sich zentral verwalten und bei Personalwechseln unkompliziert anpassen, ohne dass physische Schlüssel ausgetauscht werden müssen. Das System protokolliert Zutritte automatisch, was bei sicherheitsrelevanten Bereichen zusätzliche Nachvollziehbarkeit schafft. Für Einrichtungen mit besonderem Schutzbedarf ist das eine sinnvolle Ergänzung zum Workforce Management.
ZEUS® ist mehrsprachig verfügbar, unter anderem in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch und Tschechisch. Das ist besonders für Pflege- und Betreuungseinrichtungen relevant, in denen häufig auch internationales Personal beschäftigt ist. Mitarbeitende können die Benutzeroberfläche und die mobile App in ihrer bevorzugten Sprache nutzen. Das erleichtert die Akzeptanz des Systems im gesamten Team, unabhängig von der Muttersprache.
Das ZEUS® HR-Management bietet unter anderem eine digitale Personalakte, in der alle relevanten Mitarbeiterdaten und Dokumente zentral gespeichert werden. Zusätzlich unterstützt es Prozesse wie Onboarding, Dokumentenverwaltung und interne Aufgabenverfolgung. Das reduziert Papierprozesse und sorgt dafür, dass wichtige Informationen jederzeit schnell auffindbar sind. Ganz neu ist das HR-Dashboard für einen schnellen Überblick über Dokumente, Aufgaben und Kennzahlen.
Informieren Sie sich über unsere Softwarelösungen: Videos, Broschüren, Whitepaper, Factsheets und Checklisten stehen Ihnen hier direkt zum Download bereit.
Zahlreiche Kunden aus den verschiedensten Branchen setzen auf ZEUS® Workforce Management. Werfen Sie einen Blick auf unsere Kundenstimmen aus Österreich.
ZEUS® vereint HR-Management, Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung sowie die Zutrittskontrolle im Gesundheits- und Sozialwesen in einer digitalen Plattform.