Teil der Lösung Gesundheits- und Sozialwesen
Kindergärten und elementarpädagogische Einrichtungen zählen zu den zentralen Trägern des österreichischen Sozialwesens. Sie leben vom Betreuungsschlüssel, der gesetzlich als Fachkraft-Kind-Relation festgelegt ist. Fehlt eine Pädagogin oder ein Pädagoge, sinkt oft auch die vorgeschriebene Mindestbesetzung der Gruppe. Der Fachkräftemangel trifft Träger und Leitungen in Österreich besonders hart. Bis 2030 werden laut einer Studie der Universität Klagenfurt und des Instituts für Berufsbildungsforschung im Auftrag des Bildungsministeriums rund 13.700 Fachkräfte in der Elementarpädagogik fehlen. Wer jede Vertretung noch händisch organisiert, merkt diese Entwicklung schon heute im Alltag. Eine durchdachte Personaleinsatzplanung entscheidet zunehmend darüber, ob Gruppen offen bleiben können oder Eltern kurzfristig vertröstet werden müssen.
In Österreich regeln die Kinderbildungs- und -betreuungsgesetze der einzelnen Bundesländer, wie viele Kinder eine Fachkraft betreuen darf. Diese Fachkraft-Kind-Relation ist keine Empfehlung, sondern eine verbindliche Vorgabe. Fällt in einer Gruppe die einzige Pädagogin oder der einzige Pädagoge aus, sinkt die Fachkraft-Kind-Relation sofort unter den zulässigen Wert. Die Leitung muss dann kurzfristig entscheiden: Gruppe zusammenlegen, Springerkraft einsetzen oder Gruppe schließen. Je knapper der Personalstand durch den Fachkräftemangel ohnehin ist, desto häufiger tritt genau dieser Fall ein.
Herausforderungen am einzelnen Standort
Zusätzliche Komplexität bei mehreren Standorten
Träger mit mehreren Kindergärten setzen Personal häufig standortübergreifend ein. Eine Springerkraft hilft an einem Tag in Standort A aus, am nächsten Tag in Standort B. Ohne zentrale Planung bleibt unklar, wer wann wo verfügbar und wo bereits eingeteilt ist.
| Unangenehme Wahrheit | Was das für Kindergärten und Träger bedeutet | Was jetzt wichtig wird |
|---|---|---|
| Der nächste Krankenstand kommt nicht überraschend, nur der Zeitpunkt | Bei knapper Personaldecke reicht eine Fehlmeldung, um die Fachkraft-Kind-Relation zu unterschreiten. Viele Träger merken das erst am Morgen der Absage. | Personalverfügbarkeit tagesaktuell im Blick haben, statt erst bei Ausfall zu reagieren. |
| Springerkräfte sind das letzte Sicherheitsnetz, aber selten planbar | Wer wann an welchem Standort einsetzbar ist, hängt von Qualifikation, Arbeitszeit und bereits bestehenden Einteilungen ab. Ohne Übersicht wird jede Umbesetzung zur Ad-hoc-Lösung. | Verfügbare Qualifikationen standortübergreifend sichtbar machen. |
| Standortübergreifender Einsatz wird zur Regel, nicht zur Ausnahme | Träger mit mehreren Kindergärten setzen Personal zunehmend dort ein, wo die Lücke gerade am größten ist. Das erfordert eine zentrale Sicht auf alle Standorte gleichzeitig. | Eine einheitliche Planung für alle Standorte statt isolierter Einzellösungen etablieren. |
| Der Fachkräftemangel verschärft jede offene Stelle zusätzlich | Bis 2030 fehlen österreichweit rund 13.700 Fachkräfte in der Elementarpädagogik. Jede unbesetzte Stelle erhöht den Druck auf die verbleibenden Teams. | Bestehendes Personal effizient und fair einsetzen, statt auf Nachbesetzung zu warten. |
| Nachweispflichten wachsen, die Zeit dafür nicht | Aufsichtsbehörden verlangen eine lückenlose Dokumentation der Fachkraft-Kind-Relation. Händische Nachweise kosten Zeit, die im Alltag ohnehin knapp ist. | Dokumentation automatisieren, statt sie nebenbei zu erledigen. |
| Personalengpässe treffen zuerst die Leitung, nicht die Gruppe | Bevor eine Gruppe geschlossen werden muss, versucht die Leitung meist tagelang, Lücken selbst zu organisieren. Das bindet Zeit, die für pädagogische Führung fehlt. | Die Leitung von operativer Planung entlasten, damit sie sich auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren kann. |
Die genannten Herausforderungen haben einen gemeinsamen Nenner: Ohne zentrale, aktuelle Übersicht über Personal, Qualifikationen und gesetzliche Vorgaben bleibt jede Planung reaktiv statt vorausschauend. ZEUS® Personaleinsatzplanung von ISGUS setzt genau an diesem Punkt an.
Die Software bildet die Fachkraft-Kind-Relation sowie individuelle Qualifikationen je Mitarbeiter direkt im System ab. Fällt eine Fachkraft aus, zeigt ZEUS® sofort, welche verfügbaren Mitarbeiter die erforderliche Qualifikation mitbringen und wo ein Einsatz ohne Überstunden oder Regelverstoß möglich ist. Über die integrierte Schichttauschbörse können Mitarbeiter offene Dienste untereinander abstimmen und tauschen, ohne dass die Leitung jede Änderung einzeln koordinieren muss. Voraussetzungen wie Qualifikation und maximale Arbeitszeit prüft das System dabei automatisch im Hintergrund. Für Träger mit mehreren Standorten steht eine zentrale, standortübergreifende Sicht auf alle Einrichtungen zur Verfügung. Springerkräfte lassen sich so gezielt dort einsetzen, wo der Bedarf tatsächlich am größten ist, statt auf Zuruf oder Bauchgefühl.
Mit ZEUS® mobile rufen Mitarbeiter ihren Dienstplan, offene Tauschangebote und aktuelle Änderungen direkt am Smartphone ab, unabhängig davon, an welchem Standort sie gerade eingesetzt sind. Das reduziert Rückfragen bei der Leitung und beschleunigt kurzfristige Umbesetzungen.
Zusätzlich dokumentiert das System die Einhaltung der Fachkraft-Kind-Relation automatisch und lückenlos. Bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde steht der Nachweis auf Knopfdruck zur Verfügung, ohne dass die Leitung im Vorfeld Unterlagen zusammensuchen muss. Da ZEUS® modular aufgebaut ist, lässt sich die Personaleinsatzplanung bei Bedarf um Zeiterfassung oder digitale Personalakte erweitern, ohne dass ein weiteres System eingeführt werden muss.
Das Ergebnis ist weniger operative Feuerwehrarbeit für die Leitung und mehr Verlässlichkeit für Eltern und Team, selbst wenn der Fachkräftemangel im Hintergrund weiter spürbar bleibt.
Der Fachkräftemangel in der Elementarpädagogik wird sich in den kommenden Jahren nicht von selbst auflösen. Umso wichtiger wird eine Personaleinsatzplanung, die Qualifikationen, gesetzliche Vorgaben und Verfügbarkeiten standortübergreifend im Blick behält. Die ZEUS® Personaleinsatzplanung schafft dafür die nötige Übersicht und entlastet Leitung und Team im Alltag, unabhängig davon, wie knapp die Personaldecke gerade ist.
Informieren Sie sich über unsere Softwarelösungen: Videos, Broschüren, Whitepaper, Factsheets und Checklisten stehen Ihnen hier direkt zum Download bereit.
Zahlreiche Kunden aus den verschiedensten Branchen setzen auf ZEUS® Workforce Management. Werfen Sie einen Blick auf unsere Kundenstimmen aus Österreich.
ZEUS® vereint HR-Management, Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung sowie die Zutrittskontrolle im Gesundheits- und Sozialwesen in einer digitalen Plattform.