Teil der Lösung Zeiterfassung
Durchgängiger Workflow für Dienstreiseanträge und die Erfassung von Reisekosten
Dienstreisen lassen sich in der ZEUS® Zeiterfassung unkompliziert über den integrierten Workflow beantragen. So ist alles vorbereitet, bevor es überhaupt losgeht. Nach der Rückkehr können Sie Ihre Reise direkt um die Abrechnung der angefallenen Kosten ergänzen. Belege wie Hotelrechnungen, Parktickets, Fahrkarten, Taxiquittungen oder Bewirtungsbelege werden einfach digital hinzugefügt und zur Genehmigung weitergeleitet. Nach erfolgter Prüfung und Freigabe werden die Kosten automatisch an die Lohnverrechnung übergeben. Die Rückerstattung erfolgt ohne zusätzlichen Aufwand und im besten Fall schon mit der nächsten Gehaltsabrechnung.
Zu einer Dienstreise gehören mehr als nur die Strecke von A nach B. Verpflegung, Nächtigungen, Fahrten oder kleinere Nebenkosten summieren sich schnell und genau hier wird es im Alltag oft unübersichtlich. Mit der digitalen Reisekostenerfassung von ISGUS lassen sich alle Spesen direkt und strukturiert erfassen, egal ob unterwegs am Smartphone oder später im Büro. Die Eingaben werden automatisch den richtigen Kategorien zugeordnet und können direkt zur Freigabe weitergeleitet werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass gesetzliche Vorgaben in Österreich zuverlässig eingehalten werden. Die Abrechnung wird damit einfacher und gleichzeitig deutlich transparenter für Mitarbeiter und Unternehmen.
Gerade bei Dienstreisen zeigt sich, wie wichtig einfache und verlässliche Abläufe sind. Mit der digitalen Reisekostenerfassung in der ZEUS® Lösung werden Spesen genau dort erfasst, wo sie anfallen, direkt unterwegs über die ZEUS® mobile App oder später am Arbeitsplatz.
Mitarbeiter fotografieren Belege wie Hotelrechnungen, Taxiquittungen, Fahrkarten oder Bewirtungsbelege einfach mit dem Smartphone und ordnen sie direkt der jeweiligen Reise zu. Dadurch entfällt das spätere Sammeln und Nachtragen, und alle Informationen sind von Anfang an vollständig im System vorhanden. Auch kleinere Ausgaben, die im Alltag oft untergehen, werden so sauber erfasst.
Die ZEUS® mobile App ist dabei vollständig in die ZEUS® Plattform integriert. Das bedeutet, dass Reisekosten nicht isoliert betrachtet werden, sondern nahtlos mit Zeiterfassung, Genehmigungsprozessen und der Lohnverrechnung zusammenarbeiten. Dienstreisen werden im gleichen System beantragt, genehmigt und abgerechnet, ohne Medienbrüche und ohne doppelte Erfassung.
Sobald die Daten erfasst sind, stehen sie Führungskräften zur Prüfung bereit. Freigaben können schnell und nachvollziehbar erfolgen, unabhängig davon, ob man im Büro ist oder unterwegs arbeitet. Alle relevanten Informationen sind übersichtlich dargestellt und jederzeit abrufbar.
Nach der Freigabe werden die Reisekosten automatisch weiterverarbeitet und an die Lohnverrechnung übergeben. Dabei werden österreichische Vorgaben wie Taggelder, Kilometergeld und Nächtigungskosten bereits berücksichtigt. Das sorgt für korrekte Abrechnungen und reduziert Rückfragen im gesamten Prozess.
Für Unternehmen entsteht dadurch ein durchgängiger digitaler Ablauf, der den administrativen Aufwand deutlich reduziert und gleichzeitig für mehr Transparenz sorgt. Für Mitarbeiter wird die Reisekostenabrechnung zu einem einfachen Schritt im Arbeitsalltag, der ohne zusätzlichen Aufwand erledigt werden kann.
Die ZEUS® Lösung verbindet mobile Erfassung, strukturierte Prozesse und rechtssichere Abrechnung in einem System, das speziell auf die Anforderungen moderner Unternehmen in Österreich ausgelegt ist.
Auch für Mitarbeiter bringt die digitale Reisekostenerfassung spürbare Erleichterung im Alltag. Statt Belege zu sammeln oder nach einer Dienstreise mühsam alles nachzutragen, werden die Spesen direkt dort erfasst, wo sie anfallen. Das funktioniert unterwegs am Smartphone genauso einfach wie später im Büro. Hotelrechnungen, Fahrkarten, Parktickets oder Bewirtungsbelege lassen sich sofort digital hinzufügen. Dadurch geht nichts verloren und die Abrechnung bleibt vollständig und nachvollziehbar. Gerade bei häufigen Dienstreisen oder im Außendienst macht sich das schnell bemerkbar.
Die Erfassung erfolgt Schritt für Schritt und orientiert sich an den üblichen Abläufen im Unternehmen. Mitarbeiter müssen sich nicht mit komplexen Vorgaben zu Taggeldern oder Kilometergeld beschäftigen, da diese im System bereits berücksichtigt werden. Das reduziert Unsicherheiten und sorgt dafür, dass Eingaben von Anfang an korrekt sind.
Ein weiterer Vorteil ist die Transparenz. Mitarbeiter sehen jederzeit den aktuellen Stand ihrer Reisekosten und wissen, ob die Abrechnung bereits geprüft oder freigegeben wurde. Auch die Rückerstattung erfolgt in der Regel schneller, da alle Informationen vollständig vorliegen und direkt weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit, vermeidet unnötige Rückfragen und macht den gesamten Prozess deutlich angenehmer. Gerade im Arbeitsalltag, in dem viele Aufgaben parallel laufen, ist das eine spürbare Entlastung.
Gerade in Österreich spielen klare gesetzliche Rahmenbedingungen bei der Reisekostenabrechnung eine zentrale Rolle. Vorgaben zu Taggeldern, Nächtigungskosten und Kilometergeld müssen korrekt angewendet und sauber dokumentiert werden. Gleichzeitig unterscheiden sich die Anforderungen je nach Branche und Kollektivvertrag oft deutlich.
Die digitale Reisekostenerfassung unterstützt genau hier, indem sie diese Regelungen strukturiert abbildet und automatisch berücksichtigt. Aktuelle Sätze und Richtlinien können hinterlegt und bei Bedarf angepasst werden. So wird sichergestellt, dass jede Abrechnung den österreichischen Vorgaben entspricht und korrekt verarbeitet wird. Auch unternehmensspezifische Regelungen lassen sich einfach integrieren. Ob individuelle Reiserichtlinien, Freigabeprozesse oder Besonderheiten aus Kollektivverträgen, alles kann im System abgebildet werden. Das sorgt für einheitliche Abläufe und reduziert Interpretationsspielräume im Alltag.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Nachvollziehbarkeit. Alle Belege und Abrechnungen werden vollständig digital erfasst und revisionssicher gespeichert. Im Fall von Prüfungen stehen die Daten jederzeit strukturiert zur Verfügung, ohne dass Unterlagen zusammengesucht werden müssen. Für die Lohnverrechnung bedeutet das eine deutliche Entlastung. Daten werden vollständig und korrekt übergeben, manuelle Nachbearbeitung wird reduziert und Fehlerquellen werden minimiert. Gleichzeitig steigt die Sicherheit im Umgang mit steuerlichen Vorgaben.
Dienstreisen werden direkt im System beantragt und nach Genehmigung digital abgewickelt. Während oder nach der Reise können alle Belege einfach per Smartphone oder Web erfasst werden. Die Daten werden automatisch strukturiert und für die Abrechnung vorbereitet. Dadurch entfällt die manuelle Nachbearbeitung weitgehend.
Ja, digitale Belege sind in Österreich grundsätzlich anerkannt, sofern sie vollständig und nachvollziehbar archiviert werden. Wichtig ist eine revisionssichere Speicherung sowie die Einhaltung der steuerlichen Vorgaben. Die Lösung stellt sicher, dass alle Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit erfüllt werden. Damit sind Unternehmen auch bei Prüfungen auf der sicheren Seite.
Ja, die Erfassung funktioniert vollständig mobil über Smartphone oder Tablet. Belege können direkt fotografiert und der Reise zugeordnet werden. Das ist besonders praktisch für Außendienstmitarbeitende oder häufig reisende Teams. Auch ohne Bürozugang bleibt der Prozess vollständig digital.
Reisekosten werden über definierte Workflows zur Freigabe weitergeleitet. Führungskräfte erhalten alle relevanten Informationen übersichtlich zur Prüfung. Nach Genehmigung erfolgt die Übergabe an die Lohnverrechnung. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und Rückfragen reduziert.
Die Abrechnung berücksichtigt österreichische Vorgaben wie Taggeld- und Nächtigungssätze sowie Kilometergeld automatisch. Diese können unternehmensspezifisch oder nach Kollektivvertrag hinterlegt werden. Dadurch werden Fehler in der Berechnung deutlich reduziert. Die Mitarbeitenden müssen keine komplexen Regeln mehr selbst kennen.
Leistungserfassung
Automatische Zeitverrechnung auf Projekte, Aufträge, Kostenstellen etc.
Besucherverwaltung
Digitale Besucherinformation für das Management betriebsfremder Personen
Broschüren
Laden Sie hier alle Informationen zur ZEUS® Zeiterfassung herunter