Persönliche Daten ändern sich laufend: neue Adresse, Heirat oder geänderte Kontaktdaten. In vielen Unternehmen landen diese Änderungen noch immer per E-Mail, telefonisch oder auf Papier bei der Personalabteilung. Das kostet Zeit, führt zu Rückfragen und erhöht das Risiko von Fehlern.
Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden administrativen Anforderungen wird deutlich: HR sollte sich nicht mit dem Nachtragen von Stammdaten beschäftigen, sondern Zeit für strategische Personalthemen gewinnen. Mitarbeitende erwarten heute digitale Services, die genauso einfach funktionieren wie Online-Banking oder andere alltägliche Anwendungen.
Mit dem Employee-Self-Service von ZEUS® HR-Management werden Änderungen persönlicher Daten direkt von Mitarbeitenden in der digitalen Personalakte erfasst und zur Prüfung an die Personalabteilung übermittelt. Das reduziert Verwaltungsaufwand und sorgt gleichzeitig für aktuelle, vollständige Personaldaten.
Viele Personalabteilungen kennen das Problem: Eine neue Wohnadresse wird per E-Mail geschickt. Die neue Bankverbindung telefonisch bekannt gegeben. Nach einer Eheschließung muss der Familienname angepasst werden. Während einer Karenz ändern sich Kontaktdaten oder Dokumente müssen ergänzt werden.
Jede dieser Änderungen bedeutet mehrere Arbeitsschritte:
Besonders bei mehreren Standorten oder einer großen Anzahl an Mitarbeitenden summieren sich diese scheinbar kleinen Aufgaben zu einem erheblichen administrativen Aufwand. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass Daten veraltet bleiben oder Informationen mehrfach gepflegt werden.
Hinzu kommen gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO, die eine sorgfältige Verwaltung personenbezogener Daten sowie nachvollziehbare Änderungen verlangen. Aktuelle und vollständige Personaldaten bilden außerdem die Grundlage für eine korrekte Personalverrechnung, Zeiterfassung und zahlreiche weitere HR-Prozesse.
Mit dem Employee-Self-Service von ZEUS® HR-Management übernehmen Mitarbeitende ausgewählte Änderungen ihrer persönlichen Daten selbst, innerhalb definierter Berechtigungen und Freigabeprozesse, vor. Ob neue Adresse, geänderte Bankverbindung oder aktualisierte Kontaktdaten: Änderungen werden direkt in der digitalen Personalakte erfasst und automatisch an die zuständige Personalabteilung zur Prüfung weitergeleitet. Erst nach der Freigabe werden die Daten übernommen, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, wer welche Änderung vorgenommen hat. Das reduziert Rückfragen, minimiert Medienbrüche und sorgt für eine dauerhaft hohe Datenqualität bei gleichzeitig DSGVO-konformer Dokumentation.
Besonders Unternehmen mit mehreren Standorten oder dezentralen Teams profitieren von einer zentralen und einheitlichen Verwaltung sämtlicher Personaldaten. Weniger E-Mails, Telefonate und manuelle Dateneingaben schaffen Freiräume für wertschöpfende HR-Aufgaben und beschleunigen administrative Abläufe. Zusätzlich unterstützt ein Konfigurationsassistent die HR-Abteilung bereits bei der Anlage neuer Mitarbeitender. Wiederkehrende Informationen werden standardisiert übernommen, wodurch Eingabefehler reduziert, neue Personalakten schneller angelegt und Onboarding-Prozesse von Beginn an effizient und einheitlich gestaltet werden.
Employee-Self-Service entlastet die Personalabteilung dort, wo täglich wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Mitarbeitende übernehmen einfache Datenänderungen selbst, während HR die Kontrolle über sämtliche Freigaben behält. Das verbessert die Datenqualität, beschleunigt Prozesse und schafft mehr Zeit für strategische Personalaufgaben. So wird die digitale Personalverwaltung einfacher, transparenter und zukunftssicher.
ZEUS® HR-Management digitalisiert und automatisiert zentrale Prozesse der Personalverwaltung in einer durchgängigen Lösung. Von der digitalen Personalakte über Employee-Self-Service bis hin zu strukturierten Workflows stehen alle relevanten Informationen zentral zur Verfügung. Dadurch werden manuelle Tätigkeiten reduziert, Medienbrüche vermieden und wiederkehrende Abläufe deutlich effizienter gestaltet. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer höheren Datenqualität, transparenten Prozessen und einer spürbaren Entlastung der Personalabteilung. So bleibt mehr Zeit für strategische HR-Themen und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden.
Ein Konfigurationsassistent begleitet die Personalabteilung bereits bei der Erstellung neuer Personalakten. Wiederkehrende Informationen werden automatisch übernommen und standardisiert hinterlegt, wodurch Eingabefehler reduziert werden. Neue Mitarbeitende lassen sich dadurch schneller und effizienter anlegen. Gleichzeitig sorgen standardisierte Prozesse für eine hohe Datenqualität und schaffen optimale Voraussetzungen für ein strukturiertes Onboarding.
Ja. Personenbezogene Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und verwaltet. Änderungen können lückenlos dokumentiert und Berechtigungen individuell vergeben werden. Dadurch bleiben Datenschutz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet. Unternehmen erfüllen so ihre Anforderungen an eine sichere und moderne Verwaltung sensibler Personaldaten.
Ja, denn Änderungen werden nicht automatisch übernommen, sondern können vor der Freigabe durch die Personalabteilung geprüft werden. Dadurch behält HR jederzeit die Kontrolle über sämtliche Personaldaten und kann Eingaben bei Bedarf korrigieren oder ergänzen. Gleichzeitig reduziert sich der administrative Aufwand erheblich, da Mitarbeitende die Datenerfassung selbst übernehmen. So entstehen reibungslose Prozesse, ohne auf Sicherheit oder Qualität zu verzichten.
Informieren Sie sich über unsere Softwarelösungen: Videos, Broschüren, Whitepaper, Factsheets und Checklisten stehen Ihnen hier direkt zum Download bereit.
Zahlreiche Kunden aus den verschiedensten Branchen setzen auf ZEUS® Workforce Management. Werfen Sie einen Blick auf unsere Kundenstimmen aus Österreich.
Die Softwarelösung für Ihre moderne Personalverwaltung: In kleinen mittelständischen Unternehmen, Konzernen oder in der kommunalen Verwaltung.
