Bankgeschäfte per App. Einkäufe per Klick. Verträge digital unterschreiben. In vielen Lebensbereichen ist die Digitalisierung heute selbstverständlich. Informationen stehen jederzeit zur Verfügung, Prozesse laufen automatisiert und Anliegen lassen sich schnell erledigen. Diese Erwartungen übertragen Bürger zunehmend auch auf Gemeinden, Behörden und Bildungseinrichtungen.
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Österreich endet jedoch nicht beim Bürgerservice. Um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden, müssen auch interne Abläufe neu gedacht werden. Digitale Personalprozesse, modernes Zeitmanagement und vernetzte Workflows werden zunehmend zur Grundlage einer leistungsfähigen und zukunftsfähigen Verwaltung.
Die Digitalisierung verändert nicht nur den Alltag der Bürger, sondern auch die Anforderungen an öffentliche Einrichtungen. Informationen sollen jederzeit verfügbar sein, Anträge schnell bearbeitet und Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert werden. Gleichzeitig wächst der Anspruch an Servicequalität, Nachvollziehbarkeit und Erreichbarkeit.
Viele Verwaltungen arbeiten jedoch noch mit historisch gewachsenen Abläufen. Personaldaten werden in unterschiedlichen Systemen gepflegt, Genehmigungen per E-Mail abgestimmt und Informationen zwischen Fachbereichen mehrfach erfasst. Was über Jahre funktioniert hat, wird zunehmend zum Bremsfaktor für Effizienz und Zusammenarbeit.
Im österreichischen Verwaltungsalltag zeigt sich das vor allem in folgenden Bereichen:
Die eigentliche Herausforderung liegt dabei selten im einzelnen Prozess. Problematisch wird es, wenn viele kleine manuelle Arbeitsschritte zusammenkommen. Genau dort entstehen Zeitverluste, unnötige Rückfragen und zusätzlicher Verwaltungsaufwand.
Eine Studie von EY Österreich zeigt: 56 % der österreichischen Verwaltungsorganisationen verfügen über keine Digitalstrategie. Gleichzeitig sehen sich nur 5 % als vollständig digital und lediglich 14 % haben ihre Digitalstrategie vollständig umgesetzt.
Digitale Anwendungen sind in der österreichischen Verwaltung längst angekommen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Personalmanagement, Zeiterfassung, Genehmigungen und Verwaltungsprozesse miteinander zu vernetzen. Moderne Workforce Management Lösungen schaffen dafür die notwendige gemeinsame Datenbasis und unterstützen öffentliche Einrichtungen dabei, Abläufe effizienter, transparenter und zukunftsfähig zu gestalten.
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung beginnt nicht im Bürgerportal, sondern in den Prozessen dahinter. Gemeinden, Kommunen, Behörden und Bildungseinrichtungen benötigen Lösungen, die Informationen, Abläufe und Verantwortlichkeiten sinnvoll miteinander verbinden. Denn digitale Services können nur dann zuverlässig funktionieren, wenn auch Personalmanagement, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Verwaltungsprozesse effizient organisiert sind.
Mit ZEUS® steht öffentlichen Einrichtungen in Österreich eine ALL-IN-ONE Lösung zur Verfügung, die genau diese Bereiche auf einer gemeinsamen Plattform zusammenführt. Arbeitszeiten erfassen, Personal verwalten, Ressourcen planen oder Zutrittsberechtigungen steuern: Statt zwischen unterschiedlichen Anwendungen, Listen und Datenständen zu wechseln, greifen Personalabteilungen, Führungskräfte und Mitarbeiter auf eine zentrale Arbeitsumgebung zu. Das vereinfacht Abläufe und sorgt dafür, dass Informationen dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden.
Gleichzeitig verändert sich auch die Art, wie Mitarbeiter arbeiten möchten. Die ZEUS® mobile App ermöglicht es, Arbeitszeiten zu erfassen, Anträge einzureichen oder Genehmigungen zu bearbeiten, unabhängig davon, ob sich Mitarbeiter im Rathaus, in einer Außenstelle, einer Bildungseinrichtung oder unterwegs befinden. Prozesse werden beschleunigt, Abstimmungen vereinfacht und Wartezeiten reduziert.
Ein weiterer Vorteil liegt in der ganzheitlichen Steuerung von Personal und Ressourcen. Mit der ZEUS® Personaleinsatzplanung lassen sich Verfügbarkeiten, Arbeitszeiten und Einsatzbedarfe effizient koordinieren.
Das unterstützt Verwaltungen dabei, vorhandene Kapazitäten optimal einzusetzen und Aufgaben zuverlässig abzudecken.
Auch die Sicherheit öffentlicher Einrichtungen wird zunehmend wichtiger. Die ZEUS® Zutrittskontrolle ermöglicht die zentrale Verwaltung und Steuerung von Verwaltungsgebäuden, Schulen, kommunale Einrichtungen und sensiblen Bereichen. Berechtigungen lassen sich flexibel vergeben, während papierbasierte Schlüsselprotokolle und aufwendige Schlüsselverwaltungen der Vergangenheit angehören.
Ergänzt wird die Lösung durch die ISGUS Cloud. Sie macht den Gemeinden, Behörden und Bildungseinrichtungen, den Betrieb einer modernen Workforce Management Lösung ohne eigene Serverinfrastruktur möglich. Das reduziert den Aufwand für die interne IT, spart Investitions- und Betriebskosten und schafft Freiräume für weitere Digitalisierungsprojekte. Gleichzeitig profitieren öffentliche Organisationen von hohen Sicherheitsstandards auf Basis eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) nach ISO 27001.
Das Ergebnis zeigt sich jeden Tag im Arbeitsalltag: weniger Zeit für Verwaltungstätigkeiten, weniger Abstimmungsaufwand und weniger manuelle Arbeitsschritte. Dafür bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, die den Unterschied machen, sei es in der Bürgerberatung, im Schulbetrieb, in kommunalen Dienstleistungen oder in der Betreuung von Mitarbeitern. Genau dort entsteht der eigentliche Mehrwert digitaler Prozesse: Mit jedem Klick wird Zeit gewonnen. Zeit, die öffentlichen Einrichtungen und den Menschen, für die sie arbeiten, zugutekommt.
Digitale Services brauchen digitale Prozesse. Gemeinden, Kommunen und Behörden können die Erwartungen von Bürgern nur dann erfüllen, wenn HR-Management, Zeiterfassung und -wirtschaft sowie Verwaltungsabläufe effizient zusammenarbeiten.
Mit dem ZEUS® Workforce Management bündeln öffentliche Einrichtungen Zeiterfassung, HR-Management, Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle auf einer zentralen Plattform. Das reduziert den Verwaltungsaufwand, entlastet Mitarbeiter und schafft mehr Zeit für das, worauf es ankommt: einen modernen Bürgerservice und eine leistungsfähige öffentliche Verwaltung.
Informieren Sie sich über unsere Softwarelösungen: Videos, Broschüren, Whitepaper, Factsheets und Checklisten stehen Ihnen hier direkt zum Download bereit.
Zahlreiche Kunden aus den verschiedensten Branchen setzen auf ZEUS® Workforce Management. Werfen Sie einen Blick auf unsere Kundenstimmen aus Österreich.
ZEUS® ist die digitale ALL-IN-ONE Lösung für HR-Management, Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung sowie Kosten- und Leistungserfassung im öffentlichen Dienst.