In diesem Jahr gab es bereits einige Änderungen im Bereich der Dienstreisen und Reisekosten, die Unternehmen bei der Abwicklung und Abrechnung beachten müssen. Besonders relevant ist die Anpassung der Fahrtkostenersatz-Verordnung im Rahmen des Abgabenänderungsgesetzes 2025 (BGBl II Nr 299/2025), die mit 01.01.2026 in Kraft getreten ist.

Davon betroffen ist vor allem die bisher mögliche pauschale Berücksichtigung bestimmter Fahrtkostenersätze bei beruflichen Fahrten und Dienstreisen. Insbesondere für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel entfällt die Möglichkeit, bestimmte Pauschalen wie den Beförderungszuschuss für Öffi-Tickets weiterhin in dieser Form anzusetzen. Tages- und Nächtigungsgelder bleiben von dieser Änderung jedoch unberührt.

Andere Reisekosten wie beispielsweise Bahn- und Flugkosten, Kilometergeld, Mautgebühren oder Parkkosten können weiterhin steuerfrei ersetzt werden, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind. Dies kann entweder durch einen entsprechenden Nachweis der tatsächlichen Kosten oder über zulässige Pauschalregelungen erfolgen. Gleichzeitig ist arbeitsrechtlich weiterhin sicherzustellen, dass Mitarbeitende den vorgesehenen Ersatz der tatsächlich entstandenen Reisekosten erhalten, sofern dies etwa durch Kollektivvertrag oder Arbeitsvertrag geregelt ist. Fehlt eine solche Regelung, gelten grundsätzlich die tatsächlich angefallenen Kosten als Maßstab.

• Sind Ihre Reisekostenprozesse bereits auf die neuen Vorgaben abgestimmt? Gerade bei manuellen Abläufen lohnt sich jetzt ein genauer Blick auf bestehende Prozesse.

Digitale Reisekostenerfassung unterstützt bei der Abrechnung
Mit der ZEUS® Reisekostenerfassung stellt ISGUS Unternehmen eine digitale Lösung für die Erfassung und Abrechnung von Dienstreisen zur Verfügung. Reisezeiten, Belege und Aufwendungen werden zentral im System erfasst. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Reisekostenabrechnungen ohne unnötige Zwischenschritte zur Prüfung und Freigabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.

Die nahtlose Integration in die ZEUS® Zeiterfassung sorgt dafür, dass Arbeits- und Reisezeiten gemeinsam verarbeitet werden können. Doppelte Datenerfassungen entfallen und Reisekostenabrechnungen lassen sich einfach bearbeiten. Als Bestandteil der ALL-IN-ONE Lösung ZEUS® lässt sich die Reisekostenerfassung neben der Zeiterfassung mit weiteren Modulen wie dem HR-Management, der Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle kombinieren. So greifen die einzelnen Prozesse bereichsübergreifend in Ihrem Unternehmen ineinander und erleichtern die tägliche Personalarbeit.

Da sich gesetzliche Rahmenbedingungen laufend verändern, ist es essenziell, dass Unternehmen digitale Lösungen an der Hand haben, die ihnen helfen zeitnah und sicher auf solche Änderungen zu reagieren.